Preguntas Frecuentes
1. ¿Qué es la Gestión de Agenda Compartida?
La Gestión de Agenda Compartida se refiere a la coordinación y organización de horarios, eventos, reuniones o citas compartidas entre varias personas o equipos. Esta práctica implica el uso de herramientas o software que permiten visualizar y coordinar los horarios de diferentes individuos en un mismo calendario.
En un entorno laboral o empresarial, la Gestión de Agenda Compartida facilita la programación de actividades en común, evitando conflictos de horarios y optimizando la colaboración entre colegas o equipos de trabajo. Además, permite una mejor coordinación y planificación de recursos al tener una visión general de la disponibilidad de cada persona involucrada.
2. ¿Cómo son los avisos por SMS a Móviles Nacionales?
Los avisos por SMS a Móviles Nacionales son mensajes de texto cortos enviados a teléfonos móviles dentro del mismo país. Estos mensajes tienen la finalidad de comunicar información importante, notificaciones, alertas o recordatorios a los destinatarios mediante el uso de la red de telefonía móvil.
3. ¿Qué es el Servicio de Atención al Cliente vía WhatsApp?
El Servicio de Atención al Cliente vía WhatsApp es una modalidad de soporte y asistencia que utiliza la aplicación de mensajería instantánea WhatsApp para ofrecer atención y resolver consultas, preguntas o problemas de los clientes. A través de este servicio, las empresas o negocios proporcionan un canal de comunicación directa con sus clientes, permitiéndoles realizar consultas, recibir asesoramiento, realizar pedidos o resolver incidencias utilizando la plataforma de WhatsApp.
4. ¿Cómo es la comunicación con el Equipo de Secretarias por Email?
La comunicación con el Equipo de Secretarias por Email es un medio formal y documentado de interacción mediante mensajes electrónicos. En esta modalidad, se utilizan correos electrónicos para establecer comunicación con un equipo de secretarias o asistentes, permitiendo el intercambio de información, la realización de solicitudes, la coordinación de tareas y la gestión de asuntos que requieren atención específica.
5. ¿Qué son las notificaciones de Conversaciones por Email y/o WhatsApp?
Las notificaciones de conversaciones por correo electrónico y/o WhatsApp son alertas o avisos que se envían a los usuarios para informarles sobre actualizaciones, mensajes nuevos o interacciones relevantes en conversaciones específicas a través de estas plataformas de comunicación.
6. ¿Cómo es la comunicación Inmediata con el Equipo de Secretarias vía Grupo de WhatsApp?
La comunicación inmediata con el Equipo de Secretarias vía Grupo de WhatsApp es un medio ágil y directo que permite establecer un canal de interacción en tiempo real entre el equipo de secretarias y otros miembros de la organización a través de la plataforma de mensajería WhatsApp.
En este contexto, se crea un grupo de WhatsApp que incluye a las secretarias y a los usuarios relevantes dentro de la empresa. Esta forma de comunicación facilita la coordinación rápida, la respuesta inmediata a consultas o solicitudes, la gestión eficiente de tareas administrativas y la transmisión de información urgente entre los integrantes del grupo.
7. ¿Qué es la sincronización con Google Calendar, iCal?
La sincronización con Google Calendar, iCal se refiere a la integración o conexión entre diferentes plataformas de calendario, como Google Calendar e iCal (Calendario de Apple), con el fin de actualizar y compartir información de eventos, citas o programaciones entre estos calendarios.
Esta sincronización permite que los eventos creados en una plataforma de calendario se reflejen automáticamente en la otra, manteniendo la consistencia y actualización de la información en ambos sistemas. Por ejemplo, si se agrega un evento o una cita en Google Calendar, esa información se sincronizará y aparecerá también en iCal, y viceversa.
8. ¿Cómo es el ChatBot Fuera de Horario?
El ChatBot Fuera de Horario es un sistema automatizado diseñado para interactuar con los usuarios cuando la agencia se encuentra fuera de su horario laboral o durante momentos en los que no hay disponibilidad inmediata de atención por parte de las secretarias virtuales.
Este ChatBot está programado para responder consultas frecuentes, ofrecer información básica, proporcionar instrucciones sobre cómo proceder en ciertas situaciones o tomar datos para su posterior procesamiento cuando el equipo de secretarias vuelva a estar disponible.
9. ¿Cómo es la Gestión de Facebook Messenger e Instagram Mensajes Directos?
La Gestión de Facebook Messenger e Instagram Mensajes Directos consiste en administrar y responder a los mensajes recibidos a través de las plataformas de Facebook Messenger e Instagram Direct. Este proceso implica la gestión activa de las conversaciones, interacciones y consultas que los usuarios envían a una cuenta comercial o página a través de estos servicios de mensajería instantánea.
10. ¿Servicio 24 h Incluido?
El servicio 24h incluido es el que está disponible y operativo durante las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Este tipo de servicio garantiza atención, asistencia o acceso a determinados recursos sin interrupciones, sin importar la hora del día en la que se necesite.
11. ¿Cómo es el envío y Recepción de Fax?
En una agencia de secretarias, el envío y recepción de fax se realiza a través de la gestión de documentos y comunicaciones de manera eficiente y profesional. Las secretarias son responsables de manejar este proceso utilizando máquinas de fax o servicios en línea especializados para asegurar la transmisión y recepción de documentos de forma efectiva.